Privacybeleid van Stoïk Protect

Wat is het doel van ons Privacybeleid?

STOIK France, dat het Stoik Protect-platform beheert, STOIK SAS, STOIK GmbH, STOIK GmbH Austria, STOIK Iberia en STOIK-CERT (hierna "STOIK") hechten groot belang aan de bescherming en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens, die wij beschouwen als een garantie voor onze betrouwbaarheid en vertrouwenswaardigheid.

Ons Privacybeleid toont dan ook duidelijk onze inzet om binnen STOIK te zorgen voor naleving van de toepasselijke regels inzake de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder die van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG").

Ons Privacybeleid is er met name op gericht u te informeren over hoe en waarom wij uw persoonsgegevens verwerken in het kader van de diensten die wij aan u verlenen.

Voor wie is ons Privacybeleid bedoeld?

Ons Privacybeleid is op u van toepassing, ongeacht uw woonplaats, zolang u ten minste 15 jaar oud bent en gebruiker bent van ons Stoik Protect-platform.

Als u jonger bent dan de hierboven genoemde wettelijke leeftijd, bent u niet gerechtigd onze diensten te gebruiken zonder de voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van een van uw ouders of de houder van het ouderlijk gezag, die ons per e-mail moet worden gestuurd naar [e-mail].

Als u denkt dat wij persoonsgegevens over uw kinderen zonder uw toestemming bewaren, neem dan contact met ons op via het hierboven genoemde speciale adres.

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens en op welke basis?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voornamelijk om de volgende redenen:

• Om onze dienst en al haar functies te gebruiken en ervan te profiteren (bijv. beheer van de phishing-simulator, beheer van noodoproepen, enz.) op basis van onze algemene gebruiksvoorwaarden.

• Om gebruikersaccounts te beheren (bijv. account aanmaken, toegang tot de dienst en accountverwijdering) op basis van onze algemene gebruiksvoorwaarden.

• Om uw profiel te scoren/beoordelen teneinde functies van onze diensten te activeren of te deactiveren op basis van ons gerechtvaardigd belang.

• Om vrije opmerkingen te plaatsen over het beheer van uw dossiers op basis van onze algemene gebruiksvoorwaarden.

• Om via onze chat/chatbot te communiceren met onze ondersteuningsdienst op basis van onze gebruiksvoorwaarden.

• Om onze technische e-mails te ontvangen (bijv. wachtwoordwijzigingen, enz.) die essentieel zijn voor de goede werking van onze dienst op basis van onze gebruiksvoorwaarden.

• Om documenten te kunnen downloaden en importeren naar ons platform op basis van onze gebruiksvoorwaarden.

• Om de veiligheid en kwaliteit van onze diensten dagelijks te waarborgen en te verbeteren (bijv. statistieken, gegevensbeveiliging, enz.) op basis van onze wettelijke verplichtingen, onze gebruiksvoorwaarden en ons gerechtvaardigd belang bij het waarborgen van de goede werking van onze diensten.

Uw gegevens worden rechtstreeks van u verzameld wanneer u ons Stoik Protect-platform gebruikt, en wij verbinden ons ertoe uw gegevens uitsluitend te verwerken om de hierboven beschreven redenen.

Hoe gaan wij om met gegevens die via Google API's worden geraadpleegd?

In het kader van haar diensten biedt Stoïk het Stoïk Protect-platform aan, dat een module bevat voor het versturen van phishingbewustmakingscampagnes naar de medewerkers van de klant. Via deze module verwerkt Stoïk bepaalde categorieën gegevens met betrekking tot de Google Workspace-omgeving via de Google Admin SDK Directory API. Wij informeren u dan ook dat Stoïk optreedt als verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG, in het kader van het leveren van het Stoïk Protect-platform.

• Waarom wij uw gegevens verwerken en op welke basis: Stoïk maakt het voor de klant mogelijk om groepen medewerkers te synchroniseren, op basis van de uitvoering van de met de klant gesloten overeenkomst.

• Categorieën van verwerkte gegevens: Stoïk verwerkt identificatiegegevens en professionele contactgegevens uit de Google Workspace-directory van de klant (bijv. achternaam, voornaam, e-mailadres, functietitel, bedrijf, enz.) en bewaart deze gedurende de looptijd van de dienstverlening.

Als verwerker verbindt Stoïk zich ertoe de persoonsgegevens van haar klanten uitsluitend te gebruiken voor het leveren van de dienst en uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de klant.

Ons gebruik en onze doorgifte van informatie die wij van Google API's ontvangen, is in overeenstemming met Google's beleid inzake gebruikersgegevens van API-diensten, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik.

Raadpleeg voor meer informatie de andere onderdelen van dit beleid.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en hoelang?

Hieronder hebben wij de categorieën persoonsgegevens en hun respectieve bewaartermijnen samengevat:

• Professionele identificatiegegevens (bijv. achternaam, voornaam, functie, bedrijf, enz.) en contactgegevens (bijv. e-mailadres en werktelefoonnummer, enz.) worden bewaard gedurende de volledige looptijd van de dienstverlening, plus de wettelijke verjaringstermijnen, die in het algemeen 5 jaar bedragen.

• Het e-mailadres voor het ontvangen van onze technische berichten wordt bewaard totdat uw account wordt verwijderd.

• Verbindingsgegevens (bijv. logs, IP-adres, enz.) die gedurende een periode van 1 jaar worden opgeslagen.

Zodra de toepasselijke bewaartermijnen zijn verstreken, is de verwijdering van uw persoonsgegevens onomkeerbaar en zullen wij deze na deze periode niet langer aan u kunnen verstrekken. Hoogstens kunnen wij alleen anonieme gegevens bewaren voor statistische doeleinden.

Houd er ook rekening mee dat wij in geval van een geschil verplicht zijn alle gegevens die op u betrekking hebben te bewaren gedurende de volledige duur van de zaak, ook na het verstrijken van de hierboven beschreven bewaartermijnen.

Welke rechten hebt u om het gebruik van uw persoonsgegevens te beheersen?

De toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming verleent u specifieke rechten die u te allen tijde en kosteloos kunt uitoefenen om te bepalen hoe wij uw gegevens gebruiken.

• Recht op inzage in en een kopie van uw persoonsgegevens, mits dit verzoek niet in strijd is met bedrijfsgeheim, vertrouwelijkheid of geheimhouding van correspondentie.

• Recht op rectificatie van persoonsgegevens die onjuist, verouderd of onvolledig zijn.

• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, tenzij er legitieme en dwingende redenen zijn die deze verwerking rechtvaardigen en die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

• Recht om de verwijdering ("recht om te worden vergeten") te verzoeken van uw persoonsgegevens die niet essentieel zijn voor de goede werking van onze diensten.

• Recht op beperking van uw persoonsgegevens, waarmee u de verwerking van uw gegevens kunt beperken in geval van een geschil over de rechtmatigheid van de verwerking.

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid, waarmee u enkele van uw persoonsgegevens kunt opvragen om deze op te slaan of eenvoudig over te dragen van het ene informatiesysteem naar het andere.

• Recht om instructies te geven over het lot van uw gegevens in geval van overlijden, hetzij via uzelf, een vertrouwde derde of een begunstigde.

Om een verzoek in behandeling te kunnen nemen, moet het rechtstreeks door u of uw vertegenwoordiger worden ingediend op [e-mail].

Verzoeken kunnen niet worden ingediend door iemand anders dan u of uw vertegenwoordiger. Wij kunnen u daarom vragen een bewijs van identiteit te overleggen als wij twijfelen aan de identiteit van de aanvrager, evenals een bewijs van vertegenwoordiging.

Wij zullen zo snel mogelijk op uw verzoek reageren, uiterlijk binnen een maand na ontvangst, tenzij het verzoek technisch complex is of wij gelijktijdig talrijke verzoeken ontvangen. In dat geval kan de reactietermijn oplopen tot drie maanden.

Houd er rekening mee dat wij kunnen weigeren te reageren op buitensporige of ongegronde verzoeken, met name als deze van repetitieve aard zijn.

Wie kan toegang krijgen tot uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door onze teams, waaronder die van andere entiteiten binnen de groep, en door onze technische dienstverleners, uitsluitend voor het beheer van onze dienst.

Wij willen erop wijzen dat wij al onze technische dienstverleners controleren voordat wij hen inschakelen, om ervoor te zorgen dat zij strikt voldoen aan de toepasselijke regels inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Kunnen uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie worden doorgegeven?

De persoonsgegevens die via ons Stoik Protect-platform worden verwerkt, worden uitsluitend gehost op servers die zich binnen de Europese Unie bevinden.

Bovendien doen wij ons uiterste best om uitsluitend technische hulpmiddelen te gebruiken waarvan de servers zich ook binnen de Europese Unie bevinden. Als dat niet het geval is, zorgen wij er nauwgezet voor dat zij de passende waarborgen implementeren die nodig zijn om de vertrouwelijkheid en bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij implementeren de volgende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van uw persoonsgegevens dagelijks te waarborgen en in het bijzonder elk risico op vernietiging, verlies, wijziging of openbaarmaking te bestrijden.

Technische beveiligingsmaatregelen

Organisatorische beveiligingsmaatregelen

Versleuteling van gebruikerswachtwoorden (frontend) Versleuteling van gebruikerswachtwoorden (backend) Dubbele gebruikersauthenticatie (frontend) Twee-factor-authenticatie voor gebruikers (backend) Complexe wachtwoorden vereist voor gebruikers (frontend) bij het inloggen Complexe wachtwoorden vereist voor gebruikers (backend) bij het inloggen Versleuteling van de "users"-database in rust en tijdens transport A/B-testen HTTPS-protocol Regelmatige inbraaktests Traceerbaarheid van toegang Antivirus en firewall op de terminals van het STOIK-team Complexe wachtwoorden op de terminals van het STOIK-team BCP/DRP voor de STOIK-teams VPN voor de STOIK-teams Duplicatie van de gebruikersdatabase op back-upservers Managed Detection and Response (MDR) Multi-factor authenticatie (MFA) (meer informatie beschikbaar op ons vertrouwensportaal)

Handvest voor informatiesystemen Beleid voor autorisatie- en wachtwoordbeheer Beleid voor de beveiliging van informatiesystemen Procedure voor beheer van datalekken Procedure voor beheer van individuele rechten Gedragsregels Bewustwordings- en trainingssessies voor het team tweemaal per jaar

Gebruiken wij cookies wanneer u door ons platform surft?

Wij garanderen dat wij geen advertentiecookies gebruiken voor de werking van dit platform.

Wij willen u er echter op wijzen dat wij statistische cookies gebruiken wanneer u door ons platform surft. Raadpleeg voor meer informatie ons Cookiebeleid.

Met wie kunt u contact opnemen voor meer informatie over het gebruik van uw persoonsgegevens?

Om de bescherming en integriteit van uw gegevens zo goed mogelijk te waarborgen, hebben wij officieel een onafhankelijke Functionaris voor Gegevensbescherming ("DPO") aangesteld bij onze toezichthoudende autoriteit.

U kunt op elk moment kosteloos contact opnemen met onze DPO op [e-mail] om meer informatie of details te krijgen over hoe wij uw gegevens verwerken.

Hoe kunt u contact opnemen met de CNIL?

U kunt te allen tijde contact opnemen met de “Commission nationale de l'informatique et des libertés” of “CNIL” op het volgende adres: CNIL Klachtenafdeling, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 of telefonisch op 01.53.73.22.22.

Kan het Privacybeleid worden gewijzigd?

Wij kunnen ons Privacybeleid te allen tijde wijzigen om het aan te passen aan nieuwe wettelijke vereisten en aan nieuwe verwerkingsmethoden die wij in de toekomst mogelijk implementeren.

Conformiteit gecertificeerd door Dipeeo ®